Dokumentų ir duomenų saugojimas

Kodėl svarbu saugoti dokumentus ir duomenis?

Teisės aktais reikalaujama, kad įmonės saugotų importo ir eksporto operacijų dokumentus ir duomenis. Tai apima komercinius, muitinės ir siuntimo dokumentus. Kai kuriuos dokumentus įmonė turi gauti iš savo ekspeditoriaus, muitinės tarpininko ar kitų susijusių šalių.

Ar privalau saugoti, jei naudojuosi muitinės tarpininko paslaugomis?

Įmonės, kurios naudojasi muitinės tarpininko paslaugomis muitinės deklaracijoms teikti, turi prašyti visų muitinės operacijų dokumentų ir duomenų. Geriausia tai daryti reguliariai. Įmonės, kurios praėjus vieneriems ar dvejiems metams po importo iš muitinės gauna nurodymą pateikti informaciją, gali atsidurti situacijoje, kad iš muitinės tarpininko gauti šiuos dokumentus atgaline data bus sudėtinga.

Ką turiu saugoti?

Baigtinio sąrašo nėra. Priklausomai nuo specialių procedūrų, licencijų ir kitų aplinkybių, gali prireikti įvairių dokumentų. Pavyzdžiui, bendrovės, eksportuojančios prekes pagal lengvatinės prekybos susitarimus, taip pat privalo saugoti dokumentus, įrodančius, kad jų prekės atitinka kilmės taisyklių reikalavimus. Importuojant tam tikros vertės prekes gali būti reikalaujama saugoti muitinės vertės deklaraciją. 

Koks yra saugojimo laikotarpis?

Įvairiose šalyse saugojimo laikotarpis skiriasi. Bendrovės turi patikrinti, kiek laiko jos turi saugoti su muitine susijusius dokumentus pagal savo šalies muitų teisės aktus. Pavyzdžiui, ES muitų teisės aktuose nustatytas reikalavimas saugoti įrašus bent trejus metus, o tai reiškia, kad ES valstybės narės nacionaliniuose teisės aktuose gali būti nustatytas ilgesnis terminas (pavyzdžiui, Lietuvoje reikalaujama saugoti 8 metus). Jungtinėje Karalystėje įmonės privalo ketverius metus saugoti muitinės ir šešerius metus - PVM ir akcizų dokumentaciją.